Méthodologie d'organisation et animation de hackathons

Compilons les réflexions, les outils, les méthodes pour organiser et animer un hackathon.

Galerie d'affiche de hackathons

Mais qu'est-ce que c'est un "Hackathon" ?

Hackathon, étymologiquement, est un mot-valise construit à partir de « hack* » et « marathon » qui peut se traduire par marathon de bidouille ou marathon créatif.

C’est une sorte de séminaire de travail, sur un temps court, à l’issue duquel on livre une production : prototype, maquette, diaporama, intention… Nous avons tendance à penser que livrer des prototypess ou des maquettes, c'est plus fécond que des intentions sous forme de texte ou de diaporama.

* le mot « hack » prend sa source dans les réalisations de mobilier fait à la « hache » de type tabouret ou table par les trappeurs et bucherons nord américain. Ensuite, un « hack », ça devient une bidouille ingénieuse bricolée par les étudiants du MIT**, puis le sens du mot « hacker » prend une tournure plus informatique.

** Au club de modélisme ferroviaire du MIT (TMRC), nous n'utilisons le terme « hacker » que dans son sens premier, à savoir quelqu'un qui fait preuve d'ingéniosité pour créer un résultat astucieux, appelé « hack ». L'essence d'un « hack » est qu'il est réalisé rapidement et qu'il est généralement inélégant. Il permet d'atteindre l'objectif souhaité sans modifier la conception du système dans lequel il est intégré. Bien qu'il soit souvent en désaccord avec la conception du système dans son ensemble, un « hack » est habituellement assez intelligent et efficace. Cette signification bienveillante d'origine contraste fortement avec la signification ultérieure et plus courante du terme « hacker », qui désigne fréquemment une personne qui s'introduit dans des réseaux informatiques afin de voler ou de vandaliser. Ici, au TMRC, où les mots « hack » et « hacker » sont nés et ont été utilisés avec fierté depuis la fin des années 1950, nous n'apprécions pas l'application erronée du mot pour désigner la commission d'actes illégaux. Les personnes qui font ce genre de choses sont mieux décrites par des expressions telles que « voleurs », « craqueurs de mots de passe » ou « vandales informatiques ». Ce ne sont certainement pas de vrais hackers, car ils ne comprennent pas l'éthique du hacker.

Voir également la définition de "hacker" dans la version en ligne du New Hacker's Dictionary.

au début, une méthodologie de projet

Simple et efficace, mobilisons la méthodo de projet de JP Boutinet (anthropologie du projet - PUF, 2012 - https://www.cairn.info/anthropologie-du-projet--9782130594611.htm).

de manière simple	approfondie
D'ou je pars ?	Evaluation diagnostique : étude du contexte (géographique, culturel, temporel, partenaires, moyens,...)
Ou je vais ?	Finalité/Objectifs : définir ce que nous voulons, être précis (objectifs en verbe d'action)
Comment j'y vais ?	Stratégie : les étapes du projet, les actions à réaliser, un rétro-plannaing, l'évaluation formative, ...
Avec quels moyen ?	Budget : faut-il mobiliser d'autres moyens ?
Comment ça s'est passé ?	Evaluation sommative : faire le bilan et dresser les perspectives

Méthodo appliquée

à développer !

Volet	concrètement ça donne quoi ?
Quel est le contexte de ce hackathon ?	Qui est à l'origine de la commande ? Qu'est-ce qui motive l'organisation de ce hackathon ? Quels sont les partenaires déjà embarqués ? Quels seraient les publics participants (familles ? enfants ? professionnels ? associations ?) Quel est le thème ? Quels sont les résultats attendus ? Existe-t-il des hackathons qui ont déjà été organisés comme celui-ci ? Quelles leçons tirer de ces expériences ? La géographie, la météo, la période, les enjeux (pour les structures, les personnes, les partenaires ?), ... Pourquoi un hakathon ? Quelles sont les valeurs que vous portez ?
Quels sont la finalité et les objectifs de ce hackathon ?	La finalité de ce hackathon est de… Les objectifs du hackathon : A l'issue du hackathon, nous serons satisfait d'avoir réussit à ... (verbes d'action) : Mettre en réseau des acteurs, Susciter l'émergence de 10 projets..., Réunir au moins 30 participants, Favoriser la fabrication de 5 prototypes de ..., ...
Quelle est la stratégie pour organiser ce hackathon ?	Le hackathon aura lieu le mardi 27 juin. Le rétroplanning est un excellent outil. Quelles outils et méthodes allons nous utiliser pour animaer ce hackathon ? Quels sont les tâches et les rôles identifiés ? Quelles sont les personnes qui incarnent ces rôles ? Faut-il les former ? Pour publier les contenus sous licence libre ou simplement ouverte, de quelles outils dispsosez-vous ? (un wiki ? un autre site web ?) Comment seront constituées les équipes projets ? Quelles sont les "limites des équipes" : 3 minimum (pour des échanges plus riches), 7 maximum (car au-dela, des sous-groupes se constituent naturellement). Comment mobiliser les partiicpant·e·s ? Comment accueillir ? Comment clore le hackathon ? Que se passe-t-il avant l'événelent ? Quelle communication ? Que se passe-t-il après l'événelent ?
De quelles dépenses et recettes est constitué le budget du hackathon ?	15 € par participant·e, 2000€ de subvention, les locaux sont prêtés à titre gratuit, les expert·e·s et les facilitatrices·teurs sont bénévoles, il faut prévoir les repas (10€ par personnes par exemple), des collations,...
Avec quels éléments l'évaluation sommative sera-t-elle réalisée ?	Un bilan à chaud sera réalisé grâce à la méthode des coins (ou alors des panneaux avec des punaises à positionner) Un questionnaire à remplir après le hackathon sur Framaform

Établir la philosophie du hackathon

Les hackathons que nous organisons aux petits débrouillards, s'appuient sur un certains nombre de valeurs écrites ici et explicité dans la charte.

• Les hackathons que nous organisons sont collaboratifs : les participant·e·s coopèrent, les équipes ne sont pas en compétition, il n'y a pas de classement et, s'il y a un jury, c'est pour valoriser tous les projets.
• Tant dans les valeurs que dans la cohérence des actions, nous organisons des hackathons qui sont vigilants à leurs impacts carbone et nous réduisons d'années en années nos émissions de Gaz à effet de serre dans une perspective de lutte contre le changement climatique.
• De la même manière, nous sommes vigilants à préserver la biodiversité.
• En tant qu'acteur de l'économie sociale et solidaire et de l'éducation populaire, nous portons également une attention forte aux conditions sociales de l'organisation et déroulement du hackathon et des éventuels prestataires auxquels nous avons recours.
• Nous pratiquons par ailleurs la bonne gestion financière (maitrise des coûts, efficience, budgets mesurés, mais aussi rétribution à la juste valeur, respect et reconnaissance des métiers et compétences (développement web, design graphique, animation)).
• Mettre en œuvre des bonnes pratiques numériques : Limiter au maximum la collecte de données personnelles (RGPD), éviter les plateformes datavores (facebook, google...), privilégier les logiciels libres (médiawiki, etherpad, libreoffice,...), avoir recours aux CHATONS (à Brest http://infini.fr).
• Enrichir les communs : publier les méthodes et projets sous des licences permettant le réemploi.
• Documenter les projets.
• Documenter l’organisation et l'animation.
• veiller à l'inclusivité (sans distinction de sexe, genre, couleur, handicap, opinions (tant qu'elles respectent les autres et se situent dans la légalité), religions...).
• En veillant à protéger chacun·e d'éventuels comportements oppressifs (auto-régulation et, parce que l'auto-régulation ne fonctionne pas toujours, il faut faire de la régulation si nécessaire, activement).

Cela se traduit concrètement par :

• une restauration locale et bio : faire appel aux associations de quartier, biocoop, boulanger bio,...
• des prestataires de l'économie sociale et solidaire locaux : Conception et réalisation de site web locaux (Scoop), hébergements associatifs locaux (sites web, liste de diffusion…).
• des prestataires locaux : graphistes locaux...
• Une frugalité dans les moyens mobilisés (limiter au nécessaire) : limiter l'impression d'affiche, limiter la communication.
• utiliser HelloAsso pour la gestion des inscriptions et la billetterie.
• Documenter, comme ici, la méthodo et les projets effectivement.
• une organisation en collectif ouvert et en partenariat (collectivités locales, associations, acteurs institutionnels...).
• Nous n'oublions pas que "la cohérence, c'est la dictature !" et nous nous savons imparfaits, mais de bonne volonté. Plutôt que l'injonction à la pureté, nous privilégions la valorisation des progrès que nous faisons.

Etablir le cahier des charges du Hackathon

De quel type de hackathon s'agit-il ?

Un hackathon possède toujours une finalité.

• Quelle est-elle ?
• Que vises-t-on à réaliser par un tel événement ? (des objets, des projets, des réalisation techniques ?)
• Quels en sont les enjeux ? (institutionnels, pour les parties prenantes - participants, organisateurs, animateurs...).
• Quels sont les résultats attendus ?
• Quels sont les profils souhaités des participants ?
• quelles sont les contraintes ? budgétaires, localités, temporelles - dates, horaires, matérielles,...).
• Y-a-t-il un enjeux de communication ? (presse, radio, TV, Web,...).

A partir de ces différents éléments, nous pouvons constituer un comité d'organisation et construire une feuille de route de l’organisation du Hackathon.

Outils et méthodes d'animation des différentes phases

La soirée de lancement

• 1 mois et demi avant le hackathon, nous organisons une soirée de lancement ou de présentation du hackathon.
• Nous communiquons 1 mois avant cette soirée pour mobiliser des participant·e·s.
• lors de la soirée, nous accueillons les participant·e·s de manière conviviale (chacun·e se présente, un coup à boire, des trucs à grignoter...).
• les porteurs et porteuses de projet présentent leurs idées.
• les porteurs et porteuses de projet écrivent un texte de présentation pour le site web, ou d'autres participant·e·s pourront s'inscrire dans leurs projets.
• On documente la soirée pour communiquer réseaux sociaux numériques, presse, etc.).

Charte de participation au hackathon

Une charte du participant permet de régler différents aspects contractuels de l'événement :

• droit à l'image,
• droits d'auteur sur les réalisations,
• responsabilité d'utilisation des réseaux wifi,
• responsabilité des biens personnels des participants,
• ...

• Fichier:CharteSuperBrest2020.pdf
• Fichier:ChartePOCL-2.pdf

Livret du participant

Suivant les cas, il peut être utile de fournir aux participants un livret, en voici un exemple

• Fichier:LivretHPOCL.pdf

Concevoir un Programme

Comme ici, celui du Hackathon POCL

jeudi 8 décembre	vendredi 9 décembre
9h30 - Accueil café. Jeu de rencontre 10h - démarrage. Idéation et constitution des équipes. Les équipes tracent les grandes lignes de leur projet et débutent les travaux. 11h - Communauté de la facilitation #1	9h30 - Accueil café 10h - Démarrage autonome. Reprise des travaux : Réalisation technique du projet. Écriture d’une trame pédagogique. 11h - Communauté de la facilitation #3
12h30 - Repas Auberge Espagnole	12h30 - Repas Auberge Espagnole
14h - Suivant besoin : Culture numérique et rythmes biologiques : Animation Anti-Assoupissement 14h30 - Reprise des travaux : Wiki-atelier : apprendre à écrire sur ce wiki ! (atelier pour un participant par groupe projet.) 17h00 - Présentation des états d’avancements 3 min par projet à l'orale sans forcément de support 18h - Fin de la première journée 18h - point rapide : Communauté de la facilitation #2	14h - Suivant besoin : Culture numérique et rythmes biologiques : Animation Anti-Assoupissement 14h30 - Reprise des travaux, finalisation des projets 16h30 - Topo-pêchus des projets  17h30 - Bilan et perspective  18h - Au revoir, à bientôt !

Règle de constitution des équipes

• Il y a au maximum 50 participant·e·s
• Une équipe est constituée de minimum 4 participant·e·s et maximum 7 participant·e·s (on expliquera pourquoi après).
• Règle roseau : s'il y a des arguments, on peut toujours ajuster. Cette règle est indiscutable, il faut être souple !

Profil "Super Maker"

Pour faciliter la 1ère rencontre entre les équipier·ère·s, il a été proposé aux participants de remplir un "Profil de Super Maker".

Celui-ci permet d'expliquer à ses collègues du week-end quelles sont ses motivations et ses attentes pour ce marathon, et donc de s'aligner sur les intentions. Mais aussi de partager ses Supers Pouvoirs (qualités, compétences, savoir-faire), mais aussi ses "Kryptonites" ou fragilités.

Ainsi le groupe commence à construire une vision de la richesse de sa diversité et des sujets qui pourraient nécessiter un soutien extérieur à l'équipe. Télécharger le profil Super Maker

Formation à la rédaction Médiawiki

Voir guide PDF de la syntaxe médiawiki : téléchargez le guide

Animer le temps d'accueil des participants

Un petit jeu pour commencer à faire connaissance au début du marathon.

Les règles :

Chacun prend une feuille et doit trouver des personnes qui ont les compétences/savoir-faire/savoir-être indiqué dans les cases.

Il faut indiquer un prénom différent pour chaque case et ainsi aller rencontrer le plus de personnes possibles pour remplir une ligne et/ou la grille en entier (si vous voulez que les participants se rencontrent au maximum).

Animer une séance d'idéation

Objectif :

• stimuler la créativité,
• faire émerger des idées de projet.
• stabiliser un certain nombre d'idée et constituer des groupes de projet.

Outils : Généraux :

• site d'idéation, générateur d'idées : https://seed-macaw.glitch.me/

En ligne, si séance d'idéation à distance :

• tableau de post-it : https://framemo.org/
• prise de notes collaboratives : https://pad.infini.fr/
• visio-conférences : BBB, Jisti,...

En présence :

• Feuilles de paper-board et marqueurs.
• fiche types : media:HP19bis_Outil_Ideation.odt

Animer les débuts d'après-midi : Les Activité Anti-Assoupissement

Autant les penser en lien avec le thème, ludiques et dynbamique elle vise à motiver les équipe à franchir le terrible cap de la digestion. En cas de trop grand difficultés prévoir un canapé.

Jeu du Décodage

Jeu du Décodage : media:HP - AAA décodage.odt

Portrait chinois

Portrait chinois : media:HP Portrait chinois-2.odt

jeu Chronum

sources du jeu Chronum :

• Fichier:Chronum verso mis en page.odg
• Fichier:Chronum fiche recto mis en page.pdf
• Fichier:Chronum correction mis en page.odg

Former et outiller les mentors

Cahier du mentor

Fichier:LivretduMentors 201008.pdf

Version éditable (.odt) du cahier du mentor de Super Brest 2020 Fichier:LivretduMentors 201008editable.odt

Livret des mentors "confiné" pour l'édition confinée de Super Brest 2020 Fichier:LivretduMentors 27112020.pdf

Version éditable (.odt) du cahier du mentor confiné Fichier:LivretduMentors 27112020editable.odt

Outiller les participants pendant le Hackathon

le diaporama éditable au format libreoffice

Ressources

idéation

• https://www.klap.io/ideation-9-exercices-indispensables/

quelques photos