Méthodologie d'organisation et animation de hackathons

Compilons les réflexions, les outils, les méthodes pour organiser et animer un hackathon.

Galerie d'affiche de hackathons

au début, une méthodologie de projet

Simple et efficace, mobilisons la méthodo de projet de JP Boutinet (anthropologie du projet - PUF, 2012 - https://www.cairn.info/anthropologie-du-projet--9782130594611.htm).

de manière simple	approfondie
D'ou je pars ?	Evaluation diagnostique : étude du contexte (géographique, culturel, temporel, partenaires, moyens,...)
Ou je vais ?	Finalité/Objectifs : définir ce que nous voulons, être précis (objectifs en verbe d'action)
Comment j'y vais ?	Stratégie : les étapes du projet, les actions à réaliser, un rétro-plannaing, l'évaluation formative, ...
Avec quels moyen ?	Budget : faut-il mobiliser d'autres moyens ?
Comment ça s'est passé ?	Evaluation sommative : faire le bilan et dresser les perspectives

Etablir la philosophie du hackathon

Les hackathons que nous organisons aux petits débrouillards s'appuient sur un certains nombre de valeurs écrites ici et explicité dans la charte.

• Les hackathons que nous organisons sont collaboratifs : les participant·e·s coopèrent, les équipes ne sont sont pas en compétition, il n'y a pas de classement et, s'il y a un jury, c'est pour valoriser tous les projets.
• Tant dans les valeurs que dans la cohérence des actions, nous organisons des hackathons qui sont vigilant à leur impacts carbone et nous réduisons d'années en années nos émissions de Gaz à effet de serre dans une perspective de lutte contre le changement climatique.
• De la même manière nous sommes vigilant à préserver la biodiversité.
• En tant qu'acteur de l'économie sociale et solidaire et de l'éducation populaire, nous portons également une attention forte aux conditions sociales de l'organisation et déroulement du hackathon et des éventuels prestataires auxquels nous avons recours.
• Nous pratiquons également la bonne gestion financière (maitrise des coûts, efficience, budgets mesurés, mais aussi rétribution à la juste valeur, respect et reconnaissance des métiers et compétences (développement web, design graphique, animation).
• Mettre en œuvre des bonnes pratiques numériques : Limiter au maximum la collecte de donnée personnelles (RGPD), éviter les plateforme datavores (facebook, google,...), privilégier les logiciels libres (médiawiki, etherpad, libreoffice,...), avoir recours aux CHATONS (à Brest http://infini.fr ).
• Enrichir les communs : publier les méthodes et projets sous des licences permettant le réemplois.
• Documenter les projets.
• Documenter l’organisation et l'animation.
• veiller à l'inclusivité (sans distinction de sexe, genre, couleur, handicap, opinions (tant qu'elles respectent les autres et se situe dans la légalité), religions,...).
• En veillant à protéger chacun·e d'éventuels comportements oppressifs (auto-régulation et, parce que l'auto-régulation ne fonctionne pas toujours, il faut faire de la régulation si nécessaire, activement).

Cela se traduit concrètement par :

• une restauration locale et bio : faire appel aux association de quartier, biocoop, boulanger bio,...
• des prestataires de l'économie sociale et solidaire locaux : Conception et réalisation de site web locaux (Scoop), hébergement associatif locaux (sites web, liste de diffusion, ...).
• des prestataires locaux : graphiste locaux, ...
• Une frugalité dans les moyens mobilisé (limiter au nécessaire) : limiter l'impression d'affiche, limiter la communication.
• utiliser HelloAsso pour la gestion des inscriptions et la billetterie.
• Documenter, comme ici, la méthodo et les projets effectivement.
• une organisation en collectif ouvert et en partenariat (collectivités locales, association acteurs institutionnels,...).
• Nous n'oublions pas que "la cohérence, c'est la dictature !" et nous nous savons imparfait, mais de bonne volonté. Plutôt que l'injonction à la pureté, nous privilégions la valorisation des progrès que nous faisons.

Etablir le cahier des charges du Hackathon

De quel type de hackathon s'agit-il ?

Un hackathon possède toujours une finalité.

• Quelle est-elle ?
• Que vises-t-on à réaliser par un tel événement ? (des objets, des projets, des réalisation techniques ?)
• Quels en sont les enjeux ? (institutionnels, pour les parties prenantes - participants, organisateurs, animateurs...).
• Quels sont les résultats attendus ?
• Quels sont les profils souhaités des participants ?
• quelles sont les contraintes ? budgétaires, localités, temporelles - dates, horaires, matérielles,...).
• Y-a-t-il un enjeux de communication ? (presse, radio, TV, Web,...).

A partir de ces différents éléments, nous pouvons constituer un comité d'organisation et construire une feuille de route de l’organisation du Hackathon.

Outils et méthodes d'animation des différentes phases

Charte de participation au hackathon

Une charte du participant permet de régler différents aspects contractuels de l'événement :

• droit à l'image,
• droits d'auteur sur les réalisations,
• responsabilité d'utilisation des réseaux wifi,
• responsabilité des biens personnels des participants,
• ...

• Fichier:CharteSuperBrest2020.pdf
• Fichier:ChartePOCL-2.pdf

Livret du participant

Suivant les cas, il peut être utile de fournir aux participants un livret, en voici un exemple

• Fichier:LivretHPOCL.pdf

Concevoir un Programme

Comme ici, celui du Hackathon POCL

jeudi 8 décembre	vendredi 9 décembre
9h30 - Accueil café. Jeu de rencontre 10h - démarrage. Idéation et constitution des équipes. Les équipes tracent les grandes lignes de leur projet et débutent les travaux. 11h - Communauté de la facilitation #1	9h30 - Accueil café 10h - Démarrage autonome. Reprise des travaux : Réalisation technique du projet. Écriture d’une trame pédagogique. 11h - Communauté de la facilitation #3
12h30 - Repas Auberge Espagnole	12h30 - Repas Auberge Espagnole
14h - Suivant besoin : Culture numérique et rythmes biologiques : Animation Anti-Assoupissement 14h30 - Reprise des travaux : Wiki-atelier : apprendre à écrire sur ce wiki ! (atelier pour un participant par groupe projet.) 17h00 - Présentation des états d’avancements 3 min par projet à l'orale sans forcément de support 18h - Fin de la première journée 18h - point rapide : Communauté de la facilitation #2	14h - Suivant besoin : Culture numérique et rythmes biologiques : Animation Anti-Assoupissement 14h30 - Reprise des travaux, finalisation des projets 16h30 - Topo-pêchus des projets  17h30 - Bilan et perspective  18h - Au revoir, à bientôt !

Règle de constitution des équipes

• Il y a au maximum 50 participant·e·s
• Une équipe est constituée de minimum 4 participant·e·s et maximum 7 participant·e·s (on expliquera pourquoi après).
• Règle roseau : si il y'a des arguments, on peut toujours ajuster. Cette règle est indiscutable, il faut être souple !

Profil "Super Maker"

Pour faciliter la 1ère rencontre entre les équipier·ère·s, il a été proposé aux participants de remplir un "Profil de Super Maker".

Celui-ci permet d'expliquer à ses collègues du week-end quelles sont ses motivations et ses attentes pour ce marathon, et donc de s'aligner sur les intentions. Mais aussi de partager ses Supers Pouvoirs (qualités, compétences, savoir-faire), mais aussi ses "Kryptonites" ou fragilités.

Ainsi le groupe commence à construire une vision de la richesse de sa diversité et des sujets qui pourraient nécessiter un soutien extérieur à l'équipe. Télécharger le profil Super Maker

Formation à la rédaction Médiawiki

Voir guide PDF de la syntaxe médiawiki : téléchargez le guide

Animer le temps d'accueil des participants

Un petit jeu pour commencer à faire connaissance au début du marathon.

Les règles :

Chacun prend une feuille et doit trouver des personnes qui ont les compétences/savoir-faire/savoir-être indiqué dans les cases.

Il faut indiquer un prénom différent pour chaque case et ainsi aller rencontrer le plus de personnes possibles pour remplir une ligne et/ou la grille en entier (si vous voulez que les participants se rencontrent au maximum).

Animer une séance d'idéation

Objectif :

• stimuler la créativité,
• faire émerger des idées de projet.
• stabiliser un certain nombre d'idée et constituer des groupes de projet.

Outils : Généraux :

• site d'idéation, générateur d'idées : https://seed-macaw.glitch.me/

En ligne, si séance d'idéation à distance :

• tableau de post-it : https://framemo.org/
• prise de notes collaboratives : https://pad.infini.fr/
• visio-conférences : BBB, Jisti,...

En présence :

• Feuilles de paper-board et marqueurs.
• fiche types : media:HP19bis_Outil_Ideation.odt

Animer les débuts d'après-midi : Les Activité Anti-Assoupissement

Autant les penser en lien avec le thème, ludiques et dynbamique elle vise à motiver les équipe à franchir le terrible cap de la digestion. En cas de trop grand difficultés prévoir un canapé.

Jeu du Décodage

Jeu du Décodage : media:HP - AAA décodage.odt

Portrait chinois

Portrait chinois : media:HP Portrait chinois-2.odt

jeu Chronum

sources du jeu Chronum :

• Fichier:Chronum verso mis en page.odg
• Fichier:Chronum fiche recto mis en page.pdf
• Fichier:Chronum correction mis en page.odg

Former et outiller les mentors

Cahier du mentor

Fichier:LivretduMentors 201008.pdf

Version éditable (.odt) du cahier du mentor de Super Brest 2020 Fichier:LivretduMentors 201008editable.odt

Livret des mentors "confiné" pour l'édition confinée de Super Brest 2020 Fichier:LivretduMentors 27112020.pdf

Version éditable (.odt) du cahier du mentor confiné Fichier:LivretduMentors 27112020editable.odt

Outiller les participants pendant le Hackathon

le diaporama éditable au format libreoffice

Ressources

idéation

• https://www.klap.io/ideation-9-exercices-indispensables/

quelques photos